CFO头疼的财务问题 – 数据完整性

所有的公司财务制度与流程,都是为了完成三个共同目标:

1、 合规:员工必须严格遵守公司制度和流程。

2、 完整性:任何交易都应该完整记录在案,并且不得重复。

3、 准确性:任何交易和数据都必须正确记录在案。

其中,财务完整性是三项中最难的问题。

完整性之所以复杂,是因为你需要寻找可能未被记录的交易。

有的时候,如果员工自己不主动提及,是很难被发现的。

我们就要循着蛛丝马迹,一点一点的揭示未知的潜在错误与遗漏。

就算是专业的外部审计师,企业仍然要“乞求”供应商、客户、银行等机构给予配合,确认和回复询证函金额。

但是,车到山前必有路,我们总能利用我们的聪明智慧,找到一些切实可行的小办法和小技巧,核查容易遗漏的完整性问题。

1、 所有的交易都需要编号。现在的财务系统不允许删除任何已经输入的记录,就算是废除了交易,删除记录仍然会显示在系统中,便于我们之后查询。

2、 银行对账单核查。银行对账单可以密切监视现金流入和流出。几乎所有重要的交易流程都和现金流有关,从对账单上,我们可以找到很多的蛛丝马迹。

3、 月度或季度客户对账单。客户对账单,包括所有的该期内的销售或者采购细节,发送给客户,可以让客户当作你的“审计师”,为公司发现错误,进行核对。随着电子对账单的流行,这种月度、季度或者年度对账单,发送起来非常方便。如果销售人员害怕对账单会冒犯到客户,一封诚挚的解释信就显得尤其必要,相信绝大多数的客户还是很希望能够收到这种对账单的。

4、 月度或季度供应商对账单。公司也可以准备采购清单,包括数量,重量和金额,然后定时发送给供应商,进行对账,利用对方财务找出本公司财务问题。何乐而不为。

5、 银行或金融机构报告。银行和金融机构拥有庞大的财务部门和先进的财务系统。他们可以给企业提供详细的每日、每月和年度报告,利用这些报告,企业可以对比自身情况,找到可能遗漏的具体交易。

另外一个可以发现公司财务完整性问题的方法就是:绩效考核。

绩效考核与利用行业经验做直觉审查有异曲同工的妙处。

利用行业经验进行直觉审查,重点在于对交易层面的异常细节进行复核。而绩效考核是在整个公司的总体表现方面入手,发现和解释大的偏差问题。

例如:如果你发现公司的收入趋势线,与往年或者行业的通常趋势相去甚远,你就需要调查具体原因,有可能是一些异常事件造成的问题,也有可能是数据的丢失和错误造成的。如果公司的KPI与期初的财务预测差异较大,或者本期的业务分析结果与往年结果有很大差异,或者各种财务分析指标骤然变大或变小,又或者实际业务表现和财务预算完全驴头不对马嘴,财务总监就值得好好的研究其中的原因,做好财务数据的审核工作。

当然,所有的审核措施,都会产生额外的成本。在一开始就能够把事情做对,一定是最节省成本的。所有我们的第一着眼点,永远都应该是招募、教育、培训优秀的员工。一个对的人,就可以解决公司顽久不化的众多问题。

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